こんにちは、インフラジスティックス・ジャパン株式会社マーケティング担当の倉茂です。
新型コロナウィルスの感染拡大防止のため、1月27日に全社員が在宅勤務に移行して約1ヶ月半。
かなり早い時点で在宅勤務にシフトした弊社がどういった働き方をしているのか、活用しているツール、在宅勤務の良い点・悪い点、感じた課題や意識していることなどを振り返ってまとめてみました。
「全員在宅勤務」開始前のインフラジスティックス・ジャパンでの働き方
インフラジスティックスは、グローバルで全社員200名ほどの外資系企業です。
本社はアメリカにあり、米国・ヨーロッパ・韓国などの離れた場所にいる社員と日々やり取りをしながら働いています。
東京オフィスの社員は約20名で、組織としては営業／マーケティング／技術／経理の4つ。全員在宅勤務の体制に移行するまでは、社員は基本的に渋谷にあるオフィスに出社して働いていました。
「基本的に」と書いた理由は、東京オフィスにはもともと
- 曜日を決めて定期的に在宅勤務
- 家族や自身の事情で急きょ在宅勤務に切り換え
- 以前からフルリモートで働いている
社員もいるためです。
（私も今年の1月から、水曜日を在宅勤務デーにしていました）
全員在宅勤務への移行が決まったのが1月26日の日曜日の夜。開始初日の月曜日は、入社したばかりの社員がVPN接続設定をしたり、会社PCを持ち帰ったりで、時差通勤でオフィスに行った人もいました。
とはいえ、すでに在宅勤務の経験があったことや普段から遠隔地にいる社員と一緒に仕事をしていることなどから、大きな混乱はなく全員在宅勤務が始まりました。
「全員在宅勤務」開始後のインフラジスティックス・ジャパンでの働き方
開始後に変わったこととして、イベント出展やセミナー開催の代わりにウェビナー（オンラインセミナー）の実施に切り替えたことや、お客様との打合せを可能な範囲でオンラインで実施していることが挙げられます。
営業チームは紙書類があるため、会社が用意したプリンターを使い自宅で対応している状況ですが、これを機に書類を可能な限り電子データでやり取りすることを検討しています。
それ以外の個人ワークについては、PCとネットワーク回線があれば普段通りこなせていると感じています。
小学生の子供がいる社員の座談会トーク＆3月入社社員のリアルな話はこちらの記事にまとめています↓
活用しているツール
在宅勤務中、弊社で活躍しているツールを紹介します。
【Teams】
- 用途：グループ間でのディスカッションや個別のチャットといったテキストベースのやり取り、音声会議、ビデオ会議
メールより電話より何より一番活用されているツールです。ミーティングをするほどでもない会話のために、東京オフィスメンバー用チャットをオフィスに見立ててビデオモードで終日参加してみたり、より便利な使い方をみんなで日々模索しています。
ビデオ会議の時に背景をボカしてくれる機能が便利なのですが、メイクを施してくれる機能（SNOWみたいなイメージ）も追加されたらいいのにな…と思っている女性社員は私だけではないはず。
【Office365】
- 用途：資料作成、メール送受信、クラウドストレージとして
1つ目に紹介したTeamsのほか、SharePointやOneDriveに資料を保存して共有したり、Outlookでメール送受信やスケジュール調整をしたりしています。Excel/Word/PowerPointももちろん使っています。
【GoToWebinar】
- 用途：ウェビナー（オンラインセミナー）の開催用
【Dialpad】
- 用途：社外の方との通話
東京オフィスには固定電話がなく、各自の社有PCと私用スマホにDialpadをインストールしてデータ通信で発着信しています。社員同士の通話にはTeamsを使っているので、社外の方とのやり取りにのみ使っています。
【Tunnelblick】
- 用途：社内ネットワークへの接続（VPN）
【ビデオ会議ツール（Skype、Zoom）】
- 用途：お客様とのオンライン会議
できるだけお客様のご希望に沿えるよう、Teams以外にもいくつかのオンライン会議ツールを併用しています。
在宅勤務の良い点と悪い点
社内でアンケートを取った結果、このような意見が集まりました。
【良い点】
- 満員電車のストレスから解放された
- 出歩かない分、感染リスクが減り安心
- 往復3時間の通勤がなくなり、時間の節約になるだけでなく精神的にも肉体的にも楽になった
- 睡眠時間、自分の趣味の時間、家族と過ごす時間が増えた
- 親子のコミュニケーションが増えた。学校から帰ってきた子供達を家で迎えられ、子供達の調子や変化に気付きやすくなった
- ストレスを感じた時に、家族と会話したり大声で歌ったりしてストレス解消できる
- タスクに集中できる。時間管理をより意識するようになった。
【悪い点】
- 運動不足
- 孤独感
- VPN接続が遅いことがある
- オフィスにいる時に比べて、何気ない会話から新しいアイディアが生まれるチャンスが減ると思う
- オフィスに比べると設備が充分でない（ネットワーク回線、ディスプレイモニター、椅子等）
- 自分以外の家族も同時に在宅勤務をしていると、ネットワーク回線や室内スペース的にツラい
- 夫婦共にリビングで在宅勤務をして、そこに子供達が学校から帰ってくるとなると…仕事に集中できる環境ではなくなる
- ついつい定時後にも働いてしまう
満員電車に乗って通勤しない分、疲労やストレスが減ったこと、その分の時間を自分や家族のために充てられるようになったことは、私を含め多くの社員が良い点として感じています。
一方で、運動不足も共通の悩み。特に今はジムにも行けないので余計に運動不足が加速しています…
全員在宅勤務だからこそ、より意識していること
社内アンケートにもありましたが、それぞれが自宅で勤務していると、孤独感であったりチームとしての一体感のなさを感じたりしがちです。
そういったコミュニケーションやチームビルディング上のマイナス面を取り除くために、
- 週次の全社ミーティングは全員顔を見て話せるようにビデオ通話
- 各チームで日々コミュニケーションするよう工夫（日次で30分ビデオ通話をする、始業終業時は必ず声がけする等）
をするようにしています。
全員在宅勤務体制に移行した直後は、全員がこの辺を意識しすぎたせいか普段よりミーティングが増えて作業時間が確保しづらい…と戸惑ったことも。開始から2週間程かけて、程よいコミュニケーション頻度やタイミングに落ち着いていったように思います。
まとめ
全員在宅勤務にシフトしてから1ヶ月半が経ち、みんなで試行錯誤してきた働き方にも慣れ、業務もほぼ通常通り運用できています。すでに在宅勤務の経験があった＆社員数が少ない会社だからこそ、対応できた部分もあるとは思います。
通勤時間を節約でき自分の時間を創出できたり満員電車のストレスがなくなった一方で、家庭で仕事をするやりづらさも見えてきた全員がフルリモートで働くという環境。
弊社社長は常日頃から「製品を通してお客様に幸せになる『時間』を提供したい」と言っており、社員に対してもそのスタンスは変わりません。今回の長期在宅勤務は、私たち社員にとっても働き方について向き合う機会になっています。
現時点では、この全員在宅勤務体制がいつ終わるのかは決まっていません。お客様に価値を届け続け、社員もハッピーに働ける環境のために、これからも皆で協力しつつ試行錯誤しながら働き方を進化させていければ最高だなと思います。
