こんにちは、ソリューション・コンサルタントの山口です。
弊社では、新型コロナウィルスの感染拡大防止のため、本年1月27日より全社員が在宅勤務となっております。また、お客様とのお打ち合わせについても、原則オンライン実施とさせていただいております。
多くの企業が在宅勤務体制となりミーティングのオンライン開催が増えてきている一方で、ツールのインストール等の環境面を心配される方や、オンライン開催に対して漠然と不安を感じる方もいらっしゃいます。
今回は、そんな不安を解消するために、弊社ではお客様とのオンラインミーティングをどのように行っているのか、またツールのインストール方法等について書きたいと思います。
オンラインミーティングでできること
一般的なオンラインミーティングのツールを利用すると、音声会話やビデオ（顔が見える）はもちろん、画面共有も行えます。
製品のご紹介を行う際には弊社スタッフのパソコンの画面を共有させていただき、製品デモ等を見ていただきながらご説明差し上げます。実際、内容や進め方については、対面でのお打ち合わせと殆ど変わりません。
弊社スタッフは在宅勤務で基本的には各自宅から繋いでいますが、最近ではお客様もご自宅から繋いでお話しすることが増えてきました。 小さなお子様や同居者の生活音など、ご自宅のノイズなどを気にされる場合もあるかもしれませんが、私達は一切気になりませんのでご安心ください。 （逆に弊社スタッフは小さい子どもがいる家庭が多く、少しノイズが入る可能性があることご容赦ください。）
よく利用するツール
社外の方とのオンラインミーテイングでよく利用するツールを紹介します。
- Skype
- Skype for Business
- Zoom
- GoToMeeting
基本的には、お客様側で普段利用しているツールまたは利用可能なツールを使ってミーティングをしています。お客様側で特に利用しているツールがない、アカウントの作成が手間だ、といったケースでは弊社で有償アカウントを持っているGoToMeetingというツールを利用してミーティングを設定させていただきます。
GoToMeetingを利用する場合は、お客様にアカウントを作成して頂く必要はなく、メールで送られてきた会議参加依頼のURLリンクをクリックして、手順に従ってツールのインストールを行っていただければ準備完了です。
GoToMeetingを使ったオンラインミーティング実施の流れ
実際にGoToMeetingでオンラインミーティングを開催する際の流れを説明します。
環境確認
まず、GoToMeetingが利用できる環境かどうかをチェックします。
こちらにアクセスすると、自動的にツールを利用できる環境かどうかを確認できます。
緑色のチェックマークが付けば、確認完了、ツールが利用できることが確認できました。もし環境に問題がある場合は弊社スタッフまでご相談ください。
会議の設定
弊社スタッフよりオンラインミーティングの開催日程を調整させていただきます。日時が決まったら、弊社側でGoToMeetingの会議をセットし、メールで会議に参加するためのリンクを送ります。このとき、オンラインミーティングの実施が初めての場合や、マイクやオーディオ設定に不安がある場合は、テストミーティングを作成して事前に接続確認を行います。
ツールのインストールと会議への参加
弊社スタッフからメールで送られてきたURLリンクをクリックすると、ツールのダウンロード画面が開きます。
"Download"をクリックし、ツールのインストーラをダウンロードします。Windowsの場合はEXEファイルが、Macの場合はdmgファイルがダウンロードされるので、これを実行・インストールします。
途中、オーディオの選択画面が出てくるので、ここは「コンピュータ」を選択し、利用するマイクとスピーカーを設定し、「準備できました」ボタンをクリックすれば完了です。
次回以降の会議への参加方法
次回以降はミーティングに参加するためのURLへアクセスすると、「GoTo Openerを開きますか？」というダイアログが出てくるので、「GoTo Openerを開く」を選択してもらえれば自動的にツールが立ち上がり、会議へ参加できます。
オンラインミーティングご依頼ください！
このような感じで簡単にオンラインミーティングを行うことができますので、「製品について詳しく聞きたい」「製品デモを見たい」といった場合には是非お気軽にご依頼いただければと思います。
また、直接スケジュールを指定してオンラインミーティングの依頼を行える、デモの予約や無料相談の予約サイトもご用意していますのでご活用ください。
最後に、現在弊社ではランチタイムに気軽に技術を学べるウェビナーも開催しています。弊社製品にフォーカスした内容から、一般的な技術との組み合わせネタまで様々なコンテンツを企画していきますので、是非ご参加くださいませ。
